Как проводить совещания?

Одна бывшая сотрудница компании, где я сейчас работаю, зная мою любовь к организационным мероприятиям, прислала ссылку на статью о том, как же стоит проводить совещания. Прочитав и проанализировав статью, пришел к выводу, автор несомненно прав в большинстве пунктов.

Как провести совещание? Как заинтересовать сотрудников? Как сделать совещание максимально полезным? Умение качественно провести совещание, по моему мнению, большой и редкий талант. Зачастую такие мероприятия превращаются в что-то скучное и занудное. Бороздя просторы интернета, нашел и собрал несколько интересных советов по проведению совещаний. Если вы хотите с максимальной эффективностью донести свои мысли и выслушать мысли собравшихся, поступайте в соответствии с правилами:

1. Всегда сообщайте о теме совещания заранее. Мозг любит формировать связи и находить закономерности. Заранее давая ему пищу для размышлений, вы позволяете связать проблему с уже известными схемами и предложить новые идеи.


2. Обеспечьте четкую структуру совещания. Мозг предпочитает располагать вещи в определенном порядке.


3. Хвалите людей. Похвала повышает самооценку человека и создает атмосферу, способствующую генерации новых идей. Полезно поддерживать соотношение похвалы и критики в пропорции 4:1.


4. Потратьте время на приведение участников совещания в должное эмоциональное состояние. В условиях стресса мозг работает только на примитивном уровне, необходимом для выживания организма. Если мы не добились состояния спокойной сосредоточенности, то эффективность нашей работы будет невелика.


5. Делите обсуждаемую тему на более мелкие вопросы. Наш мозг работает лучше, когда получает возможность сосредоточиться на конкретных элементах. Подобная разбивка также улучшает запоминание.


6. Используйте юмор. При смехе наш мозг вырабатывает нейротрансмиттеры, которые усиливают внимание и память.


7. Используйте такую форму, как диалог. Наш мозг нуждается в обратной связи, непосредственным и постоянным источником которой служит именно диалог. Если вы что-то сказали человеку во время совещания, это вовсе не означает, что ваши слова оказали желаемое воздействие.


8. Делайте выводы и устанавливайте связь с предыдущими и последующими совещаниями. Стремление мозга устанавливать связи и его способность отбирать главное говорят о том, что полезно предлагать идеи, над которыми можно работать после окончания совещания. С точки зрения запоминания схемы могут оказаться предпочтительнее традиционных записей.


9. Наблюдайте за степенью концентрации людей. Время концентрации у всех различно, но регулярные перерывы позволят обеспечить мозг кровью, богатой кислородом и питательными веществами. Тем не менее увлеченное обсуждение иногда лучше не прерывать.


10. Потратьте время на осмысление того, какие из приемов сработали, а какие нет. Еще один важный и часто игнорируемый элемент обратной связи заключается в обсуждении прошедшего совещания и планировании изменений для исправления ошибок.

Желаю Вам проводить совещания, связанные исключительно с положительными событиями и переменами, и всегда быть на высоте в этом нелегком ремесле!

Автор